Google Tasks: gestión simple y eficiente de tareas

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He probado infinidad de aplicaciones para organizar mis tareas: GToDo, Korganizer, Tasque, ThinkingRock, Remember the Milk, Getting Things Gnome, Tasko... y sigo probando cada vez que tengo ocasión.

Desde hace un tiempo estoy usando Google Tasks, una aplicación sencilla y práctica que está integrada en GMail. No tiene la versatilidad de otras aplicaciones más complejas como las que he nombrado antes pero cumple a la perfección lo que le pido a un programa de este tipo: una gestión eficaz de las tareas.


Activación de Google Tasks

GTasks no es una aplicación independiente sino un añadido a GMail, por tanto, lo primero que debemos hacer para usar este programa es entrar en nuestra cuenta de GMail. Cuando estemos logueados, deberemos seleccionar Tareas, que está en el menú de la izquierda, justo debajo de Contactos. Una vez hecho esto, aparecerá la ventanita de Google Tasks en la otra esquina de la pantalla (abajo a la derecha).
Podemos poner GTasks a pantalla completa o separarlo de GMail haciendo que quede en una ventana independiente del navegador.


Añadir tareas a la lista por defecto

La primera vez que usamos GTasks, tenemos por defecto una lista con un nombre de la forma Fulanito's list. Obviamente, a cada uno le saldrá su nombre. A mí me aparece Luis José's list.
Para añadir una tarea, simplemente hacemos click dentro de la lista, escribimos la tarea en cuestión y pulsamos INTRO. Podemos añadir, si queremos, información adicional como la fecha de vencimiento, notas, enlaces, etc.


Una lista para cada contexto

La captura de Luis José's list que acompaña a este artículo tiene tareas escritas a propósito para este post, en realidad esa lista la tengo vacía y no la he borrado porque GTasks no lo permite.
Lo normal es tener listas que agrupen tareas del mismo tipo. Por ejemplo, mis listas son "Docencia", "Asuntos domésticos", "Productividad", "Esperanto",  "Libros, discos y pelis", "Esperando" y "ADQ".


Convertir correos electrónicos en tareas

Añadir a las tareas es una de las opciones más útiles de GTasks, consiste en convertir directamente un correo electrónico en una tarea. Esta opción la tenemos en una lista desplegable que aparece al hacer click en el botón Más acciones (justo al lado de Actualizar).
La gran ventaja de pasar correos electrónicos a las listas de tareas radica en que cada cosa queda en su sitio. Podemos archivar el correo y dejar limpia la bandeja de entrada. Ya resolveremos las tareas en el momento oportuno cuando tengamos que procesar la lista en cuestión. De este modo no caemos en el error de utilizar el correo como sistema de organización, es mejor que el peso de la organización recaiga en las listas.


Subtareas

Una tarea compleja que requiera varios pasos se puede dividir en varias subtareas. Para ello se utiliza la tecla TAB, de modo que las subtareas quedan indentadas.
Una subtarea, a su vez, puede dividirse en sub-subtareas; y así podemos seguir creando una jerarquía bastante compleja, cosa poco recomendable. Si queremos mantener nuestro sistema simple y efectivo es mejor no pasar de dos niveles.


Lo mejor de Google Tasks

• Está perfectamente integrado en GMail
• Es muy fácil de usar
• No es necesario instalar nada en el ordenador

Aspectos que se pueden mejorar

• Una misma tarea no puede pertenecer a varias listas como en GTG o en Tasko
• No se puede eliminar la lista que viene por defecto
• Las tareas que no pertenecen a la lista por defecto no se pueden sincronizar con Google Calendar